Как перенести учеников из Excel или другой платформы и ничего не потерять

Шаг 1. Решите, что переносить, а что оставить в архиве

Переносить всё подряд не нужно. Новая система должна знать то, что нужно для работы на этой неделе и в ближайшем месяце. Всё остальное остаётся в старой таблице, которую вы сохраняете как архив и не удаляете.

Разделите данные на три стопки. В первой то, без чего нельзя работать: контакты учеников и родителей, цена занятия, расписание, долги и остатки по оплаченным пакетам. Во второй то, что нужно на случай спора: история платежей, отметки о проведённых уроках, оценки. Её не переносят, а хранят в архиве. В третьей рабочие материалы: конспекты, задания, презентации.

Шаг 2. Выгрузите данные из старого места

Из Excel или Google Таблиц ничего «выгружать» не нужно, вы работаете с самим файлом. Приведите его в порядок: одна строка на ученика, отдельные столбцы для имени, телефона, цены, долга и остатка пакета. Если в одной ячейке написано «Маша, пн/ср 17:00, 1500, должна 3000», разберите её на столбцы сейчас, иначе будете разбирать при вводе.

Из другой платформы смотрите в настройках, есть ли выгрузка списка учеников, платежей и расписания. У разных сервисов она устроена по-разному, и это нужно проверять в самом сервисе. Если выгрузки нет, снимите данные вручную: скриншоты расписания и платежей, копирование списка. Не отключайте старый аккаунт, пока не убедитесь, что всё перенесено: сколько сервис хранит данные после отмены подписки, обычно написано в его правилах, проверьте это заранее.

Отдельно пройдите по долгам и пакетам и сверьте их с учениками. Сообщение вроде «Сверяю остатки перед переездом: у вас оплачено 6 занятий, проведено 4, остаётся 2. Всё верно?» заодно служит первым касанием перед переездом и снимает половину будущих споров.

Что и куда переезжает в Repetitor.tech: проверено по коду

Начнём с главного ограничения. Загрузки списка учеников из Excel или CSV в Repetitor.tech нет: ученики добавляются по одному через карточку. Экспорт есть (список учеников и платежи выгружаются в xlsx), а вот импорта таблицей нет. Для десяти-пятнадцати учеников это не критично, но учитывайте это в плане и заранее раскладывайте данные по полям.

Что есть в карточке ученика: имя, фамилия, отчество; телефон, почта, Telegram, WhatsApp, ВКонтакте и Max (последние три как строка контакта, интеграции с ними нет); предпочтительный способ связи; предмет; цена занятия; заметки; данные экзамена (тип, год, цель, результат). Обязательно только имя, но при добавлении ученика система просит подтвердить согласие на обработку персональных данных, и без этой отметки карточка не создаётся.

Родителей заводят отдельными записями и привязывают к одному или нескольким детям. У родителя есть свой кабинет только для чтения: расписание, домашние задания, платежи и достижения ребёнка.

Расписание вводится событиями с повторением: каждую неделю, раз в две недели или раз в месяц, при этом дату окончания серии нужно указать, а максимум серии 104 повторения. Система проверяет пересечения по времени. Импорта календаря из .ics или Google Календаря нет, синхронизации тоже, поэтому расписание вводится вручную: одна серия на ученика.

Долги вносятся платежами. Для долга создайте платёж на сумму долга и поставьте срок оплаты в прошлом: платёж с прошедшим сроком показывается как просроченный и попадает в список должников. Историю оплаченных платежей переносить не стоит. Когда вы подтверждаете платёж, система ставит датой подтверждения сегодняшний день, и старые оплаты, внесённые задним числом, могут исказить аналитику дохода. Историю оставьте в архивной таблице.

Пакетов и абонементов с остатком занятий в системе нет, остаток не списывается автоматически. Остаток пакета запишите в заметку ученика («оплачено 6, проведено 4, остаток 2 на 20.10») и ведите вручную. Если вы привязываете ученика к курсу, у которого задан график платежей, платежи по нему создаются автоматически. Учтите это, чтобы не завести долг дважды.

Материалы. Загрузить файлы можно в курс, а ИИ-импорт курса умеет разбирать PDF и DOCX (включая сканы, через распознавание текста) и собирать из них структуру курса. Бесплатно импорт срабатывает один раз за всё время, безлимитно он работает с модулем «ИИ-импорт» за 490 ₽ в месяц, а в пробный период модуль можно включить бесплатно. Речь именно о материалах для курсов, а не об учениках: список учеников этим способом не переносится.

Шаг 3. Заведите учеников и проверьте цифры

Начните с трёх-четырёх учеников и проверьте по ним всю цепочку: карточка, расписание, долг, заметка с остатком. Только потом заводите остальных. Если ошибка в формате (например, вы вписали цену в заметку вместо поля), лучше поймать её на четвёртой карточке, чем на пятнадцатой.

Когда все карточки заведены, пройдите по спискам. Список учеников в Repetitor.tech выгружается в xlsx, сравните его с вашей таблицей: количество строк, телефоны, цены. Сверьте сумму долгов: она должна совпасть с суммой в старой таблице до рубля.

Решите вопрос с тарифом до массового ввода. Бесплатный тариф вмещает до 3 активных учеников и ещё одного ученика из заявки. Тариф «База» за 990 ₽ в месяц снимает лимит. В пробные 30 дней без карты лимит учеников не действует, и можно перенести всех. Как поведут себя ученики сверх лимита после перехода на бесплатный тариф, лучше заранее уточнить в поддержке, поэтому до конца пробного периода выберите тариф сознательно.

Шаг 4. Предупредите учеников и родителей

Люди плохо переносят сюрпризы в вопросах денег. Сообщение о переезде должно ответить на четыре вопроса: что меняется, что остаётся прежним, что нужно сделать им и когда. Отправляйте в тот мессенджер, где вы общаетесь обычно, и не за час до урока.

Родителям: «Здравствуйте, [имя]! С [дата] расписание, домашние задания и учёт оплат я веду в Repetitor.tech. Занятия, время и стоимость остаются прежними. Вам придёт ссылка-приглашение: в кабинете видно расписание, домашние задания и оплаты [имя ребёнка]. При подключении потребуется подтвердить согласие на обработку персональных данных. Оплата, как и раньше, [способ]. Если что-то не откроется, напишите мне, помогу».

Ученикам-подросткам: «Привет! С [дата] домашки и расписание будут в личном кабинете, ссылку пришлю отдельно. Время и цена занятий не меняются. Первую неделю я дублирую домашку в старом месте, чтобы ничего не потерялось. Не получится зайти, напиши».

Сообщение о сверке остатков: «Сверяю данные перед переездом: за вами числится [N] неоплаченных занятий на [сумма] ₽ / оплачено [N] занятий, проведено [M]. Если у вас другие цифры, напишите до [дата], я проверю».

Ссылку-приглашение для каждого ученика система создаёт в его карточке, а для новых учеников у вас есть публичная ссылка записи: запрос приходит вам на подтверждение. Напоминания об уроках по умолчанию уходят ученику на почту и в кабинет за 24 часа и за 2 часа до занятия, поэтому в карточке нужна почта, а старые напоминания на прежней платформе на время переезда лучше выключить, чтобы ученик не получал два комплекта.

Шаг 5. Переходный период: две недели, один источник правды

Первые две недели работайте параллельно, но с чётким правилом: что считается главным. Хорошее правило такое: расписание и оплаты вы ведёте в новой системе, старую таблицу только читаете. Если вносить изменения в обе, к концу второй недели они разойдутся, и вы не поймёте, где правда.

Первая неделя: проведите все уроки и отметьте их в новой системе. Подтвердите платежи, которые приходят после переезда, и посмотрите, что показывает список должников. Вторая неделя: сверьте итог с таблицей по каждому ученику, у которого был пакет или долг. На стыке недель закройте старый учёт: добавьте в таблицу дату последней записи и больше её не открывайте.

Если новая платформа вам не подошла, выход есть: список учеников и платежи выгружаются в xlsx, так что вернуть данные в таблицу можно. Знать это заранее спокойнее.

Типичные ошибки при переезде

Перенос истории оплат. Желание «чтобы всё было в одном месте» приводит к тому, что все прошлые оплаты получают датой подтверждения сегодняшний день. Переносите долги и остатки, а историю оставляйте в архиве.

Дубли долгов. Вы внесли долг платежом, а потом привязали ученика к курсу с графиком платежей, и система создала ещё одну серию платежей. После привязки к курсу откройте платежи ученика и проверьте итоговую сумму.

Переезд без сверки. Вы перенесли остатки по таблице, а ученик помнит иначе. Отправьте сообщение о сверке до переезда, а не после первого спора.

Переезд в сезон. Конец мая, перед ЕГЭ или первая неделя сентября не лучшее время: на каждого ученика остаётся меньше внимания. Выберите спокойную неделю.

Два источника правды. Расписание живёт в таблице и в календаре, оплаты записаны и там и там. Через неделю цифры расходятся. Выберите главное место и придерживайтесь его.

Забытый старый аккаунт. Отключили подписку на прежней платформе, не сохранив материалы. Сначала проверьте, что всё нужное скачано, потом отменяйте.

Часто задаваемые вопросы

Смотрите также: Платформа для репетиторов: возможности Repetitor.tech, CRM для репетитора: ученики, расписание и оплаты, Учёт платежей учеников: таблицы vs программы, Платформы для репетиторов: честное сравнение по функциям и цене, Платформы для репетиторов в 2027 году: сравнение и как выбрать.