CRM для репетитора — ученики, оплаты и занятия в одном кабинете
Учёт учеников, занятий и оплат для частного репетитора. Без таблиц и записок в телефоне: кто занимается, когда урок, кто уже заплатил, а кто должен.
Что это такое
CRM для репетитора — это журнал практики, а не отдел продаж
CRM (система учёта клиентов) в классическом виде придумана для компаний с менеджерами и воронкой. Репетитору-одиночке от неё нужно другое: помнить, с кем он занимается и на какой теме остановились, видеть расписание на неделю и точно знать, кто оплатил следующий месяц. Остальное он держит в голове или в таблице, и ровно там начинаются потери: забытое напоминание, неотвеченное сообщение, спор «я же вам переводил».
CRM для школ и учебных центров решает соседнюю задачу: несколько преподавателей, группы, филиалы, отчёты для администратора. Репетитору это обычно ни к чему, а настройка занимает больше времени, чем сам учёт. Поэтому в Repetitor.tech всё устроено вокруг одного человека: вы, ваши ученики, их родители, уроки и деньги.
Главный критерий для такой системы простой: она должна быть удобнее таблицы. Если завести ученика, поставить занятие и отметить оплату дольше, чем вписать строку в Excel, учёт неизбежно вернётся в таблицу и снова разъедется с реальностью. Поэтому в Repetitor.tech эти три действия стоят на виду, а всё остальное (домашние задания, курсы, доска, игры) подключается по мере надобности.
Вместо набора таблиц получается одна система. Карточка ученика хранит контакты, предмет и цель. Календарь показывает уроки. Оплаты привязаны к ученику, и у каждой есть статус. Родитель и ученик заходят в свои кабинеты сами, а вам не приходится пересылать им расписание и реквизиты вручную.
Что ведётся в системе
Учёт учеников, занятий и оплат
Ученики
Карточка ученика
Имя, предмет, контакты (телефон, Telegram, WhatsApp, VK), заметки, экзамен и целевой балл. Статусы: активный, на паузе, ушёл. Тех, кто ушёл, можно убрать в архив.
Занятия
Расписание и история
Календарь занятий, в том числе групповых, с проверкой пересечений. К прошедшему уроку вы пишете заметку, и в карточке остаётся лента: уроки, оплаты, домашние задания.
Деньги
Оплаты и долги
У каждой оплаты сумма, статус (ожидает, получена, просрочена) и срок следующего платежа. Просроченные собраны отдельным списком.
Напоминания
Не напоминать вручную
Об оплате: в день, который вы указали, придёт уведомление вам и ученику. О занятии: по умолчанию за сутки и за два часа, по почте и в кабинете.
Родители
Кабинет родителя
Родителя привязывают к ученику, у него свой вход: оплаты, расписание, домашние задания и достижения ребёнка. Меньше сообщений «когда следующее занятие».
Заявки
Входящие заявки
Заявки из каталога собираются в одном списке со статусами: новая, в работе, переведена в ученики, отклонена. Заявку, с которой договорились, переводите в ученика одним действием.
Общение
Единый чат
Чат с учеником внутри кабинета. Telegram и ВКонтакте подключаются отдельными модулями, и переписка из них видна в том же окне.
Домашка
Задания и проверка
Выдаёте задание, ученик сдаёт его в своём кабинете, вы проверяете. Статус сдачи виден в карточке, ничего не теряется в переписке.
Аналитика
Картина по практике
Доход по месяцам, число уроков, новые ученики, разбивка по статусам, просроченные и ожидаемые оплаты. На списке учеников есть фильтры «Долг», «Неактивны 2 нед.» и «Новые за 7 дн.».
Кому подойдёт
Для кого эта CRM, а для кого нет
Подойдёт
Частному репетитору, который ведёт от нескольких до нескольких десятков учеников сам: онлайн или очно, индивидуально или небольшими группами. Особенно если сейчас учёт живёт в таблице, заметках и переписке, а напоминания об оплате вы отправляете вручную. Родители и ученики получают свои кабинеты, вы перестаёте быть единственным источником расписания.
Не подойдёт
Учебному центру или школе, где несколько преподавателей, филиалы и нужны отчёты для администратора: для этого есть отдельные CRM для школ. Если вам нужен журнал посещаемости по группам с отчётами, здесь его нет: групповое занятие в календаре создать можно, но учёт строится вокруг ученика и оплаты.
Учёт оплат
Кто заплатил, кто должен, кому пора напомнить
Оплата в системе — это запись: ученик, сумма, статус и дата следующего платежа. Получили деньги, отметили «получена». Срок прошёл без оплаты — запись автоматически попала в список просроченных, а на странице учеников подсвечивается фильтр «Долг». Сверять выписку с таблицей по каждому ученику больше не нужно: сумма долга и сумма ожидаемых платежей видны на экране аналитики.
Напоминать самому тоже не обязательно. Для платежа можно задать дату напоминания, и в этот день уведомление придёт вам и ученику, если у него есть доступ в кабинет. Если ученик задерживает оплату, кнопка «напомнить» отправит ему сообщение во внутренний чат. Два одинаковых сообщения подряд система не пропустит.
Платежи и список учеников выгружаются в Excel: для бухгалтерии, налогов или если вам удобно держать копию у себя. Деньги вы получаете так же, как привыкли, а система ведёт по ним учёт.
Как начать
Из таблицы в CRM за один вечер
- 1
Регистрируетесь
Почта и пароль, карта не нужна. Сразу открываются 30 дней со всеми возможностями тарифа «База».
- 2
Добавляете учеников
Вручную, по одному: имя, предмет, контакт. При добавлении подтверждается согласие на обработку персональных данных. Можно дать ученику ссылку-приглашение на самостоятельную регистрацию.
- 3
Ставите занятия и оплаты
Расписание, сумма и срок следующего платежа. Дальше напоминания идут сами, а в конце месяца видно, кто и сколько должен.
Честно про перенос: загрузки из Excel или Google Таблиц пока нет, учеников заводите вручную. Выгрузка в Excel, наоборот, есть, так что вы не привязаны к системе.
Данные учеников
Персональные данные под контролем
В базе репетитора лежат имена, телефоны и иногда данные детей, поэтому порядок здесь важен. Каждый репетитор видит только своих учеников. При добавлении ученика вы подтверждаете согласие на обработку персональных данных, а факт согласия записывается в журнал и доступен в карточке. Если ученика создали голосовой командой, в карточке появится напоминание подтвердить согласие, а пока оно не оформлено, приглашение в кабинет заблокировано. Правила обработки данных описаны в политике конфиденциальности, она составлена с учётом 152-ФЗ.
Цена
Начать можно бесплатно
Всё, что выходит за учёт, подключается модулями поверх «Базы». Для CRM чаще всего нужны мессенджеры:
- Telegram-интеграция490 ₽ в месяцпереписка в Telegram в общем чате
- VK-интеграция490 ₽ в месяцдиалоги ВКонтакте в общем чате
- Доска590 ₽ в месяцсовместное рисование на уроке
- Видео-звонки590 ₽ в месяцвидеосвязь 1 на 1 внутри урока
- Массовые рассылки290 ₽ в месяцодно сообщение всем ученикам
Полный список и условия — на странице «Цены». Если нужна ещё и онлайн-доска для уроков, смотрите интерактивную доску. Весь набор инструментов репетитора описан на странице «Платформа для репетиторов».
Вопросы
CRM для репетитора бесплатная?
Первые 30 дней доступно всё, что входит в тариф «База», карта не нужна. Потом остаётся бесплатный тариф: до трёх активных учеников, расписание, оплаты, домашние задания, курсы и страница в каталоге. Если учеников больше, нужна «База» за 990 ₽ в месяц.
Можно ли вести учёт с телефона?
Да, кабинет открывается в браузере телефона и планшета ничего устанавливать не нужно. Иконку можно вынести на главный экран.
Как перенести базу из Excel или Google Таблиц?
Автоматической загрузки таблицы сейчас нет, учеников добавляют вручную. Для небольшой практики это быстро: на ученика нужны имя, предмет и контакт. Прошлые оплаты переносить необязательно, достаточно завести текущие и ближайшие. Обратно данные выгружаются в Excel: отдельно список учеников и отдельно оплаты.
Где хранятся данные и как они защищены?
Репетитор видит только своих учеников, данные разных репетиторов разделены. При добавлении ученика подтверждается согласие на обработку персональных данных, а его история хранится в карточке. Как мы обрабатываем данные, описано в политике конфиденциальности, она составлена по 152-ФЗ.
Чем это отличается от CRM для школ?
CRM для школ рассчитаны на несколько преподавателей, филиалы и отчёты для администратора. Здесь одна практика: вы сами преподаёте, сами принимаете деньги и сами отвечаете родителям. Поэтому всё построено вокруг ученика, урока и оплаты, без ролей и лишних настроек.
Есть ли учёт групповых занятий?
Групповое занятие создаётся в календаре с несколькими учениками, напоминания уходят каждому участнику. Отдельного журнала посещаемости с отчётами по группам нет.
Как напомнить ученику о долге?
Просроченные оплаты собраны в одном списке. Кнопкой «напомнить» ученику уходит сообщение во внутренний чат, повторно на того же ученика можно отправить не раньше чем через шесть часов.
Можно ли выгрузить данные, если я уйду?
Да. Список учеников и список оплат скачиваются файлами Excel из кабинета.
Наведите порядок в практике сегодня.
Зарегистрируйтесь, добавьте первого ученика и поставьте оплату.