Расписание занятий для репетитора: как составить и не запутаться

«В пятницу в 17:00 — нет, это Маша. Или Миша? А перенос был на вторник или четверг?» — если вы узнаёте себя, пора навести порядок в расписании.

Проблемы с расписанием у репетиторов

Блочное планирование: как разложить неделю на слоты

Расписание репетитора ломается не из-за количества учеников, а из-за того, что уроки ставятся в любое свободное окно. Через месяц получается неделя с дырами по часу посреди дня и вечер без единого перерыва. Лучше работает блочный подход: неделя делится на крупные блоки, и каждому типу занятий отдаётся свой блок.

• Блок школьников. Будни после школы, обычно с 16:00 до 21:00. Здесь самый плотный спрос, поэтому слоты в нём лучше отдавать постоянным ученикам, а не разовым.
• Блок взрослых. Раннее утро и поздний вечер, плюс обеденный перерыв. Взрослые чаще переносят, поэтому им подходят слоты с запасом рядом.
• Блок выходных. Длинные занятия, пробники, группы. Один выходной день полностью заняты занятиями, второй свободен.
• Блок без учеников. Подготовка материалов, проверка домашних заданий, ответы на сообщения. Его нужно ставить в сетку так же, как урок, иначе он вытесняется первым.

Практический эффект простой: когда приходит новый ученик, ты не ищешь окно по всей неделе, а смотришь свободные слоты в нужном блоке. Если блок заполнен, честно отвечаешь «следующее место появится с…» и не рушишь остальное.

Буферы между занятиями

Урок, который закончился в 18:00, и урок, который начинается в 18:00, — это не два урока подряд, а один опоздавший. Любое занятие тянется дольше плана: ученик задал вопрос, не загрузился звук, нужно дописать домашнее задание. Без буфера задержка первого урока сдвигает всё остальное.

• 10–15 минут между уроками — на воду, заметки по прошедшему занятию и подготовку к следующему.
• Перерыв 30–60 минут после трёх-четырёх уроков подряд. Без него к вечеру падает качество объяснений, и это замечают ученики.
• Длительность 50–55 минут вместо 60. Если ты берёшь оплату за час, буфер можно спрятать внутри часа: урок идёт 50 минут, 10 уходят на заметки и возможное опоздание.

Конкретные цифры подбери под себя: смотри, насколько реально затягиваются твои занятия за две недели. Если из пяти уроков три выходят за время, буфер мал.

Один источник правды

Самая частая причина накладок — расписание, живущее в нескольких местах: в календаре телефона, в таблице, в закрепе чата и в голове. Договорились о переносе в личке, записали в одно место, а в другое забыли. Правило одно: у расписания есть только один источник. Всё, что не попало в него, не считается договорённостью.

1. Выбери одно место: календарь, таблицу или сервис учёта. Остальные копии удали или сделай «только для чтения».
2. Любой перенос сначала вносишь туда, потом подтверждаешь ученику. Не наоборот.
3. Ученикам и родителям говоришь: «Если не пришло подтверждение от меня, урок остаётся по прежнему времени».
4. Раз в неделю, обычно в воскресенье, сверяй сетку на следующую неделю и отправляй напоминания.

Если ведёшь расписание в сервисе для репетиторов, вродеплатформы для репетиторов, этот источник заодно привязан к ученику и оплате, и сверять их друг с другом не нужно.

Шаблон недельной сетки

Ниже пример заготовки для репетитора, который ведёт школьников и пару взрослых. Это ориентир, а не норма: перенеси структуру и подставь свои часы.

Что из этого видно сразу: есть блок без учеников днём, есть один день полностью свободный, а в пятницу вечером нет плотной нагрузки — туда естественно падают переносы с других дней.

Правила переноса и отмен

Расписание становится управляемым, когда правила переноса заранее известны обеим сторонам. Минимальный набор:

• Срок предупреждения. Перенос или отмена возможны не позднее чем за 12–24 часа. Позднее урок считается проведённым.
• Лимит переносов. Например, не больше двух в месяц на ученика. Иначе постоянные ученики незаметно превращают твой график в свободное.
• Окно для переноса. Новое время выбирается из заранее открытых слотов в течение недели, а не «в любой день».
• Болезнь и форс-мажор. Прописывай отдельно: перенос без оплаты, но с лимитом.
• Отмена с твоей стороны. Предупреждаешь как можно раньше и сразу предлагаешь два варианта новой даты.

Эти правила стоит написать один раз и отправить родителям и ученикам в начале сотрудничества, а лучше внести в договор: готовыйобразец договора репетитора содержит пункт об отменах.

Ученики в разных часовых поясах

Если среди учеников есть те, кто живёт в другом городе или стране, главная опасность — договориться на «в 19:00» и не уточнить, по чьему времени. Три рабочих правила:

1. Всегда пиши время вместе с городом: «Четверг, 19:00 по Москве».
2. Постоянное расписание храни в своём часовом поясе, а ученикам показывай пересчёт в их.
3. Проверяй дни перехода на летнее и зимнее время: у ученика из другой страны урок может сдвинуться на час, а у тебя нет.

Подробный разбор с примерами — в статьеоб учениках в разных часовых поясах. А если что-то внезапно сдвинулось у тебя самого (заболел, отключили свет, поменялась смена), поможет алгоритм из материала«Сдвинулось расписание: как предупредить 30 учеников за 5 минут».

Как работает расписание в Repetitor.tech

Расписание как часть единой системы

В Repetitor.tech расписание не живёт отдельно — оно связано с учётом оплат, домашними заданиями и перепиской. Провели урок — отметили. Выдали задание — оно сразу в кабинете ученика. Это избавляет от необходимости вести несколько параллельных таблиц.

Часто задаваемые вопросы