Учёт занятий и оплат для репетитора без лишней бюрократии

Зачем вообще вести учёт

Коротко: чтобы не терять деньги и не выяснять отношения с учениками. Учёт решает спорные оплаты — когда ученик уверен, что заплатил за весь месяц, а вы знаете, что за половину. Без записей это спор «слово против слова», и обычно уступает репетитор.

Учёт даёт прогнозируемый доход: вы видите, сколько заработали и сколько ещё ждёте поступлений. Это база для планирования и для расчёта налога самозанятого. Он же показывает долги — «заплачу позже» превращается в забытые суммы, а таблица показывает, кто и сколько должен прямо сейчас. И наконец, это анализ практики: видно, кто занимается стабильно, а кто отваливается, в какие месяцы доход проседает.

Если вы ведёте 3–5 учеников, кажется, что всё держится в голове. На 10–15 учениках голова перестаёт справляться, а ошибки начинают стоить ощутимых сумм.

Минимум, который нужно фиксировать

Не усложняйте. По каждому занятию достаточно пяти полей: дата занятия, ученик (имя или короткий код), статус (проведено / отменено / перенесено), стоимость занятия и оплата (оплачено / не оплачено и дата платежа).

Этого хватает, чтобы в любой момент ответить на три главных вопроса: сколько занятий проведено, сколько денег получено, кто сколько должен.

Дополнительно можно добавить тему урока и короткую заметку — что задано, на что обратить внимание в следующий раз. Но это уже про методику, а не про деньги. Не смешивайте всё в одну гигантскую таблицу, если от этого она становится неподъёмной.

Таблица в Google Sheets: рабочий каркас

Самый доступный инструмент — таблица в Google Sheets. Она бесплатна, открывается с телефона и компьютера, считает суммы автоматически. Сделайте один лист со столбцами: Дата, Ученик, Статус, Стоимость, Оплачено (да/нет), Дата оплаты, Заметка. Каждая строка — одно занятие.

Заполняйте строку сразу после урока, пока помните детали. Это ключевая привычка: не «в конце недели разберусь», а здесь и сейчас, 30 секунд.

Для удобства добавьте условное форматирование, чтобы подсветить красным строки с «Оплачено = нет» — долги сразу бросаются в глаза. Внизу или на отдельном листе посчитайте по формуле сумму за месяц, сумму оплаченного и сумму долга: формула СУММЕСЛИ суммирует стоимость по условию оплаты. Например, =СУММЕСЛИ(E:E;"нет";D:D) сложит стоимость всех неоплаченных занятий. Включите фильтр по ученику, чтобы за пару кликов увидеть всю его историю.

Этого каркаса хватает большинству репетиторов на годы. Не гонитесь за красотой — гонитесь за тем, чтобы реально заполнять.

Как считать оплаты: пакеты или по факту

Схема оплаты напрямую влияет на простоту учёта. Оплата по факту после каждого занятия проста для ученика, но создаёт много мелких операций и риск «заплачу потом» — учёт превращается в постоянное отслеживание мелких долгов.

Оплата пакетом вперёд (за 4 или 8 занятий, либо за календарный месяц) удобнее всего для учёта: деньги приходят одной суммой, вы списываете занятия из «баланса». Проще планировать доход, меньше долгов, выше дисциплина учеников. Заведите простой счётчик по каждому ученику: «оплачено 8, проведено 5, осталось 3». Когда остаётся одно-два занятия, заранее напоминаете об оплате следующего пакета.

Переводите учеников на предоплату постепенно. Новому ученику сразу предлагайте оплату пакетом — это нормальная практика, и большинство соглашается. Старых переводите при удобном случае, например с нового учебного периода.

Налоги самозанятого: учёт, который ведёт сам себя

Если вы оформлены как самозанятый (НПД), часть учёта закрывает приложение «Мой налог». После получения оплаты вы формируете чек — указываете сумму, плательщика (физлицо) и за что. Приложение само считает налог (4% с поступлений от физлиц) и в начале следующего месяца выставляет сумму к оплате. Никаких деклараций и бухгалтера.

Чек нужно формировать на каждое поступление — это и есть ваш налоговый учёт: приложение хранит историю всех чеков и сумм. Не откладывайте: пробивайте чек в день получения денег, сразу после того как занесли оплату в свою таблицу.

Так у вас получается два слоя учёта, и они не дублируются по смыслу. «Мой налог» — официальный учёт доходов для государства. Ваша таблица — рабочий учёт занятий, долгов и расписания, который налоговая не видит и который нужен лично вам. В «Моём налоге» нет информации о том, кто сколько занятий провёл и кто должен, — это держите у себя.

Готовые инструменты вместо таблицы

Когда учеников становится много, ручная таблица начинает раздражать: расписание, напоминания об оплате, история по каждому — всё это хочется в одном месте.

Здесь помогают платформы и сервисы для репетиторов, в том числе Repetitor.tech, где учёт занятий, расписание и оплаты собраны в одном кабинете. Плюс таких инструментов: меньше ручной работы, автоматические напоминания, единая история по ученику. Минус: нужно время на освоение и привыкание к чужой логике.

Главный критерий выбора — не количество функций, а то, будете ли вы реально пользоваться инструментом каждый день.

Часто задаваемые вопросы