Таблица для репетитора в Google Таблицах: шаблон учёта учеников и оплат

Какая таблица для репетитора получится за один вечер

Схема из четырёх листов: «Ученики» (справочник), «Занятия» (журнал), «Оплаты» (приход денег) и «Сводка» (баланс по каждому ученику). Данные вводите только в первые три, четвёртый считается сам. Главное правило: каждый факт записывается один раз. Ставка живёт в карточке ученика и подтягивается в журнал формулой, а не набирается руками при каждом уроке.

Модель простая: за каждое проведённое занятие ученику начисляется сумма, за каждый платёж она уменьшается. Разница между начисленным и оплаченным и есть долг (или предоплата, если число отрицательное). Так вы не привязываете каждый платёж к конкретному уроку, а смотрите на баланс целиком. Для репетитора с пятью-пятнадцатью учениками этого хватает с запасом.

Если вы ещё выбираете между таблицей и программой, сравнение вынесено отдельно: в разборе «таблицы против программ» и в подсчёте «Excel или сервис за 990 ₽». Здесь только сборка своими руками.

Лист «Ученики»: справочник, из которого всё берётся

Первая строка заголовки, дальше по строке на ученика. Хватит семи столбцов, лишние потом только мешают. Имена делайте уникальными: если двух учеников зовут Маша, пишите «Маша 7А» и «Маша Иванова». Дальше по этому имени формулы будут искать ставку и считать баланс, и дубли ломают расчёт.

Лист «Занятия»: журнал, который сам считает начисления

Каждое проведённое, отменённое или перенесённое занятие вносится строкой: A дата, B ученик, C длительность в минутах, D тема, E статус, F начислено, G домашнее задание или комментарий. Столбец F вы не заполняете: там формула.

Сначала сделайте выпадающие списки, чтобы не опечататься. Выделите B2:B1000, затем меню «Данные», «Настроить проверку данных», «Раскрывающийся список из диапазона» и укажите «Ученики!A2:A100». Для столбца E задайте список значений: прошло, отмена платная, отмена бесплатная, перенос, неявка. Правило про платную отмену (например, меньше чем за 24 часа) вы определяете сами, таблица только фиксирует результат.

Формула для F2: =ЕСЛИ(B2="";"";ЕСЛИ(ИЛИ(E2="прошло";E2="отмена платная");ВПР(B2;Ученики!A:C;3;ЛОЖЬ);0)). Если ячейка с учеником пустая, формула молчит. Иначе проверяет статус, и для проведённого или платно отменённого занятия берёт ставку из третьего столбца листа «Ученики». Протяните формулу вниз до строки 1000 один раз, и забудьте о ней. Если у вас английская локаль, функции называются IF, OR, VLOOKUP, а разделитель аргументов запятая.

Лист «Оплаты» и «Сводка»: баланс по каждому ученику

В «Оплатах» всего пять столбцов: A дата, B ученик (тот же выпадающий список), C сумма, D способ (карта, СБП, наличные), E за что (например, «январь» или «4 занятия»). Каждый перевод от родителя вносите строкой в день получения. Это занимает десять секунд, а к концу месяца избавляет от сверки с банковским приложением.

«Сводка» строится по строке на ученика. В A2 пишете =Ученики!A2 и протягиваете вниз. Остальные столбцы считаются формулами, которые смотрят в журнал и в оплаты.

Условное форматирование: чтобы долги бросались в глаза

Листа с цифрами мало: через неделю вы перестанете в него заглядывать. Окрасьте строки, и «Сводка» превратится в светофор. Выделите A2:G100, откройте «Формат», «Условное форматирование», условие «Ваша формула» и добавьте три правила.

Первое, красный фон: =$E2>0. Подсвечивает всех, кто должен. Второе, зелёный: =И($A2<>"";$E2<0). Это предоплата, занятия ещё не отработаны. Третье, жёлтый: =И($G2<>"";$G2>30). Ученик занимается, а платежа не было больше месяца, хотя долг мог ещё не набежать. Порог в 30 дней подберите под себя: если платят за четыре занятия вперёд, то 14 дней уже сигнал.

Ту же логику можно перенести в журнал: пусть статус «неявка» красится в оранжевый, а «отмена платная» в серый. Через месяц по цвету видно, кто срывает расписание.

Как показывать таблицу родителю и не раскрывать чужие данные

Отправлять родителю доступ к основному файлу нельзя: там видны фамилии, ставки и долги всех остальных. Рабочая схема такая: на каждого ученика создаётся отдельный файл, который сам подтягивает только его строки из вашего журнала.

Создайте новую таблицу, назовите «Маша 7А, занятия». В ячейку A1 вставьте формулу: =ФИЛЬТР(ИМПОРТДИАПАЗОН("ссылка_на_основной_файл";"Занятия!A2:G1000");ИМПОРТДИАПАЗОН("ссылка_на_основной_файл";"Занятия!B2:B1000")="Маша 7А"). При первом запуске Google попросит подтвердить доступ между файлами, нажмите «Разрешить доступ». Добавьте сверху строку с заголовками вручную.

Родителю выдайте доступ уровня «Читатель» по его адресу почты, а не открытой ссылкой. Он видит даты, темы, домашку и начисления, но не может ничего поменять и не видит остальных. Если вы пишете в таблицу данные о детях, оставьте только имя и класс, без паспортных и адресных сведений. Стоимость занятия можно скрыть, взяв в фильтр не A:G, а нужные столбцы, например A:E.

Один минус: на каждого нового ученика этот файл нужно создавать заново, и это тоже время. Приятная мелочь: родитель получает ссылку, которую можно открыть с телефона, и вопросов «а сколько мы уже позанимались» становится меньше.

Доход за месяц, год и лимит самозанятого

Если вы работаете как самозанятый, налог считается по чекам, а таблица нужна, чтобы следить за общей суммой. На «Сводке» заведите ячейку дохода за месяц: =СУММЕСЛИМН(Оплаты!C:C;Оплаты!A:A;">="&ДАТА(2027;1;1);Оплаты!A:A;"<"&ДАТА(2027;2;1)). Меняйте месяцы в формуле или сделайте их ссылками на две ячейки с датами. Для года достаточно =СУММЕСЛИ(Оплаты!A:A;">="&ДАТА(2027;1;1);Оплаты!C:C). Для режима НПД годовой доход ограничен 2,4 млн рублей, так что эта цифра пригодится, когда учеников станет много. Чеки таблица не формирует: их выбивают в приложении «Мой налог», а в таблице вы сверяете, что каждому платежу чек соответствует.

Когда таблица перестаёт справляться

Таблица держит учёт, но не напоминает, не пишет и не следит за расписанием. Признаки, что вы упёрлись в потолок: вы забываете внести урок и баланс расходится с реальностью; долги вы замечаете, только когда открываете «Сводку»; пересечения в расписании ловите уже в момент, когда два ученика пришли в одно время; родителей больше десяти и файлы под каждого вы создаёте по выходным; вам нужны домашние задания, доска и напоминания, а они живут в трёх других местах.

Тогда имеет смысл переходить на программу. В Repetitor.tech данные из таблицы переносятся руками, но обратная дорога открыта: список учеников и платежи выгружаются в xlsx. Что есть для этой задачи: карточка ученика со ставкой, календарь с повторяющимися занятиями (каждую неделю, раз в две недели, раз в месяц) и проверкой пересечений, платежи со статусами «подтверждён», «ожидает», «просрочен», напоминания о просрочке на email ученику и родителю. Приём оплат и чеки самозанятого сервис не делает, это остаётся за вами и приложением «Мой налог». Бесплатный тариф рассчитан на трёх активных учеников, и это хороший способ сверить: те же трое в таблице и в сервисе, через две недели видно, где меньше ручной работы.

Часто задаваемые вопросы

Смотрите также: Учёт платежей учеников: таблицы или программы, Excel или сервис за 990 ₽: подсчёт для репетитора, Учёт занятий и оплат без лишней бюрократии, Как составить расписание репетитора, CRM для репетитора, Тарифы и цены Repetitor.tech.